Дэвид Аллен
Создатель популярного метода управления временем GTD (Getting Things Done), эксперт, основатель компании David Allen Company, автор бизнес-бестселлера «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса», один из лучших бизнес-тренеров, входящих в топ-5 США, Дэвид Аллен советует в списке дел вместо названия проблемы писать «каким будет следующее действие»
За годы работы я заметил, как стремительно возрастает энергичность и продуктивность отдельных людей и групп, которые приняли за правило постоянно задаваться вопросом: «Какое следующее действие?»
Несмотря на кажущуюся простоту, эта установка редко применяется в полную силу там, где следовало бы. Когда культура рабочего процесса подразумевает правило постоянно задаваться вопросом «каково следующее конкретное действие», творческая энергия, продуктивность и способность концентрироваться начинают расти автоматически. Все мы несем ответственность за выполнение данных себе или другим обещаний. И на каком-то этапе в любом деле, насчет которого мы заключили с собой соглашение, мы должны принять решение о следующем физическом действии. Однако имеется огромная разница между принятием решения, когда задача только возникла, и когда она уже горит.
«Каково следующее действие?» – как такой простой вопрос может оказаться таким действенным? Попытайтесь припомнить все проекты, занимающие вас на данный момент. Нет ли у вас чувства, будто они не продвигаются так стабильно и продуктивно, как могли бы? Скорее всего, вы признaете, что, да, действительно, некоторые из них застопорились. Если вы не знали наверняка, надо ли вам делать звонок, писать письмо, что-то найти или купить в качестве конкретного следующего действия, значит, это и не делалось. Ирония в том, что, скорее всего, принятие решения о следующем шаге займет не более десяти секунд почти для каждого пункта вашего списка. Но вот этих-то десятисекундных размышлений люди и не совершают. Определение реальных физических действий на самом низком уровне и организация надежной системы напоминаний по ним – основные ключи к повышению продуктивности.
Для объяснения своей идеи Аллен приводит простой пример.
«Частенько даже несложные дела заходят в тупик только потому, что мы не приняли окончательного решения насчет следующего конкретного действия по ним. Люди на моих семинарах часто заносят в свои списки дела наподобие «починить машину». Но разве «починить машину» – это следующее действие? Разве только вы уже вышли на улицу с гаечным ключом и в спецодежде, чтобы покопаться в автомобиле.
– Так каков же следующий шаг?
– А, ну, машину надо отогнать в автосервис. И да, надо выяснить, возьмутся ли там за ремонт. Думаю, надо позвонить туда и назначить время.
– А номер автосервиса у вас есть?
– Не-а… Номера-то у меня и нет. Фред недавно рекомендовал мне один сервис, но вот номера не дал. Я так и думал, что чего-то недостает. Вот это-то и происходит с большинством. Мы смотрим на проект, и какая-то часть в нас думает: «Тут чего-то недостает».
Мы знаем, что чего-то не хватает, а чего именно – точно не знаем, вот и бросаем дело. Без конкретного следующего шага между реальностью и тем, что вам надо сделать, образуется потенциально бесконечная дыра.
– Итак, какое следующее действие?
– Надо номер получить. Думаю, я мог бы взять его у Фреда.
– А номер Фреда у тебя есть?
– Да, его номер есть!
Итак, на самом деле следующим действием будет: «Позвонить Фреду, спросить номер автосервиса». Вы заметили, сколько шагов назад нам пришлось сделать, прежде чем мы определились со следующим конкретным действием? Это типичный случай. Многие составляют свои списки именно из таких пунктов, требующих конкретизации на более низком уровне.
Материал подготовил Олег Горелов
Материал опубликован в журнале «Человек Дела» #9 (14), декабрь 2016